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L’articolo 37 del decreto Semplificazioni (D.L. n. 76/2020, convertito dalla l. n. 120/2020) ha reso la Posta Elettronica Certificata (PEC) uno strumento imprescindibile per le Imprese e i Professionisti. Con l'obiettivo di accelerare il processo di digitalizzazione del Paese, dal 1° Ottobre 2020 il Governo ha rafforzato l’obbligo (già esistente) di comunicare il proprio indirizzo digitale presso il Registro delle imprese o l'Ordine e/o Collegio di appartenenza, introducendo sanzioni severe per le imprese e i professionisti che non dovessero attenersi alle norme.
Tutte le imprese costituite in forma societaria o individuale che risultino attive e non soggette a procedura concorsuale devono obbligatoriamente comunicare il proprio domicilio digitale al Registro delle imprese competente per territorio, in esenzione dall'imposta di bollo e dai diritti di segreteria. In caso di mancata comunicazione, è prevista l'assegnazione d'ufficio di un nuovo e diverso domicilio digitale e l'imposizione di una sanzione amministrativa che va da 206,00 euro a 2.064,00 euro per le società (art. 2630 del Codice civile) e da 30,00 euro a 1.548,00 euro per le imprese individuali (art. 2194 del Codice civile).
Per le imprese di nuova costituzione che in fase di iscrizione non comunichino un domicilio digitale si procederà alla sospensione dell’iscrizione.
Anche i Professionisti iscritti a Ordini e Collegi (es. avvocati, consulenti del lavoro, commercialisti, ingegneri etc.) sono tenuti per legge ad avere un domicilio elettronico, da comunicare all’Ordine o Collegio di appartenenza, pena la diffida dall'ordine stesso ad adempiere entro 30 giorni. Trascorsi i termini di 30 giorni, il professionista viene sospeso dall'Albo fino alla comunicazione del domicilio digitale.
Le Pubbliche Amministrazioni sono i primi soggetti per i quali è stata resa obbligatoria la registrazione di un indirizzo PEC, a partire dal 2008. A seguire, tra il 2009 (con D.L. 185 del 29 novembre 2009) e il 2012 (con D.L. 179/2012), l’obbligo di dotarsi di una PEC è stato esteso - oltre che ai già citati Professionisti, alle ditte individuali, e alle società - anche alle Partite IVA (inclusi gli artigiani).
Tutti i soggetti menzionati sono tutt'oggi tenuti a comunicare la PEC, scegliendo un gestore accreditato presso l’AGID (Agenzia per l’Italia Digitale), l’organo pubblico che vigila sui servizi digitali e sui provider.
È fortemente consigliato, ma non obbligatorio, aprire la Posta Elettronica Certificata per i lavoratori autonomi con partita IVA in regime forfettario o dei minimi.
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